できる人はこうやってメモを取っている！仕事がはかどるメモの取り方

会議や研修、打ち合わせ、アイディアの記録、上司からの指示など仕事をする上でメモを取ることはとても多いのですが、どのようにメモを取ればいいのか悩むことはありませんか。

何を書けばいいのかわからない
相手の話が早くてメモが追い付かない
どこにメモしたのか忘れちゃう

何も考えずにメモを取ると、あとから見返したときによくわからなかったり、逆に必要な部分をメモしていなかったりということがあるかと思います。

しかし、ビジネスメモの取り方の基本を押さえておけば、仕事がはかどるメモを取ることができるようになります。

このページでは、できる人はこうやってメモを取っている！仕事がはかどるメモの取り方についてご紹介します。

ビジネスメモの重要性

ビジネスメモは、情報の整理と共有、意思決定を素早く行うために不可欠なものです。

メモを取ることで、会議やプロジェクトの進行状況を正確に記録することができますし、後で見返すこともできるようになります。
また、他の人に情報を共有するときも、具体的なメモがあると理解してもらいやすいし、コミュニケーションもスムーズになります。

このように、効果的なメモ術は生産性向上にもつながり、仕事の効率を大幅にアップさせることができるのです。

基本のメモ術

では、仕事がはかどる効果的なメモを取るためはどのようなことを意識すればよいのでしょうか。

基本のメモ術としては、次のとおりです。

基本のメモ術

目的を明確にする：目的に応じたメモの取り方を意識する。
日付と件名を必ず書く：後から探しやすい件名を付ける。
5W1Hを意識する：いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのようにをメモに取り入れる。
キーワードを使う：キーワードを用いることで素早く書く。
視覚的要素を取り入れる：図やアイコンを使って分かりやすくする。

それぞれ、詳しく解説していきましょう。

目的を明確にする

まず、メモを取る目的を明確にしましょう。

例えば、会議の内容を記録する、アイデアを整理する、タスクの進捗を確認するなどのようにメモを取る目的を明確にすることで、何をメモし、何をメモらなくてもいいのかが見えてきます。

このようにメモの目的を明確にすることで、メモする内容に集中することができるので、必要な情報を効果的に収集できるようになります。

また、メモの目的に応じてその書き方も工夫しましょう。

例えば、タスク管理のためのメモであれば、箇条書きやチェックリスト形式の方が効果的ですし、アイデアの整理のためのメモであれば、マインドマップやフローチャートなどを使うと視覚的に分かりやすくなります。

メモの目的に応じて、記録すべきことをあらかじめテンプレート化しておくのもひとつの手です。

例えば、会議メモであれば、日付、出席者、場所、議題、議論概要、結論などのようにテンプレートが作れます。
このように事前に作成しておけば、会議当日はその項目に合わせてメモしていけばよいのです。

日付と件名を必ず書く

メモを書くときには、メモを書いた日付と件名を必ず書くようにしましょう。

そうすることで、あとで見返したときに検索しやすくなります。

件名には、キーワードとなる単語を入れておきましょう。例えば、会議の相手の名前を入れておく、会議の重要事項を入れておくといった具合です。

また、メモを思い出すときに、件名はわからないけど、いつ頃に書いたあのメモを探したいということもあるかと思います。

ためセル！

半年ほど前に（件名は忘れたけど）何かの件でメモを取ったときに、（今探したい事柄に）関連する内容をメモったな～

って思うことありません？

そのため、件名だけでなく、日付も必ず書いておきましょう。

また、あとから経過をまとめるときなど時系列を確認するためにも日付があると便利です。

5W1Hを意識する

メモを取るときは、５Ｗ１Ｈを意識するようにしましょう。

５Ｗ１Ｈとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（だれが）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）のことですが、これらをしっかり意識して記載することで、情報の抜け漏れを防ぐことができ、意味が分からないメモになるのを避けることができます。

例えば、「資料を送る」とメモを取っていたとしても、「誰が誰に送るのか」「どのような資料を送るのか」「いつまでに送るのか」などといった情報が抜け落ちています。

会議メモだとしたら、いつの、何の会議で、だれが参加し、どこで開催し、どのような議論で、なぜこのような結論に達したのかといったことをメモするとよいでしょう。

キーワードを使う

キーワードを効果的に使うことで、素早くメモを取ることができます。
また、情報の整理もしやすくなり、後から見返しやすいメモができあがります。

具体的には、まず、頻繁に使用するキーワードやフレーズは、略語や記号を使いましょう。そうすることでメモを取るスピードを上げることができます。
例えば、「会議」を「MTG」と略したり、「重要」を「☆」で示すといった感じです。

次に、長い文章や詳細な説明を記載するのではなく、ポイントとなる単語やフレーズを選んで記載しましょう。そうすることで、メモ取りを効率化することができますし、パッと見ただけで情報が入ってくるため、メモの全体像が把握しやすくなります。

例えば、「キーワードを効果的に使うことで、素早くメモを取ることができます。」というメモを取るとしたら、「キーワードの活用→素早いメモ」とあらわすことができます。「→」という記号を使って、「キーワードの活用」が「素早いメモ」に「つながる」ということを表しています。

視覚的要素を取り入れる

メモに視覚的要素を取り入れることで、情報が整理されたわかりやすいメモとなります。

まず、色を使うことで、重要な点や注意すべき点などを強調することができます。
例えば、重要なメモを赤色で、参考情報を青色で書くといった使い分けも可能です。
ただし、過度な色の使用はかえって見にくくなるので、適度に使うことが大切です。

記号やイラスト・図を使うこともいいでしょう。
例えば、重要なポイントには星（☆）のアイコンを使い、タスクにはチェックマーク（✔）を付けることで、視覚的にすぐ認識できるようになります。

文字で説明するとよりもイラストや図で示した方がわかりやすい場合もあります。

その他には、グラフや表を使って情報をわかりやすくしたり、マインドマップやフローチャートの活用も効果的です。

マインドマップは、中心に主要なアイデアを配置し、それを枝分かれさせて関連情報を整理する方法です。これにより、情報の構造が視覚的に明確になり、関連性を理解しやすくなります。

フローチャートは、手順やプロセスを説明するときに効果的です。各ステップを視覚的に表現することで、手順の流れが分かりやすくなります。

デジタルツールの活用

ここまでは仕事がはかどるメモの取り方を説明してきましたが、より効果的なメモを取るためにデジタルツールの活用を検討してみましょう。

デジタルメモツールは、紙のメモよりも多くのメリットがあります。

検索や整理のしやすさ

デジタルメモは、検索が簡単にできます。
件名で検索できることはもちろん、メモの内容から検索することもできます。

また、それぞれのメモにタグを付けたり、フォルダ分けをすることもできるので、メモの整理がしやすいです。

このように、デジタルメモは必要な情報をすぐに見つけることができ時間の節約にもなります。

コピー・再利用のしやすさ

デジタルメモは、前に使ったメモをコピーすることも簡単です。

そのため、テンプレートメモを作成しておけば、それをコピーすることで簡単に新しいメモを取ることができます。テンプレートがあれば、必要事項を書き漏らす心配もありません。

メモの一部をコピーして再利用することもできますし、その一部を切り取って移動したり、削除するのも簡単です。

編集と更新のしやすさ

デジタルメモは、前に書いたメモの編集や更新が簡単にできるため、メモの内容のアップデートがしやすいです。

紙のメモでも修正テープや消しゴムを使って内容を修正することはできますが、書かれた内容を移動することができないため、修正できる範囲が限られていますし、スペースやページ数が限られていて新たな情報を追加することができないこともあります。
この点、デジタルメモの場合は、そんなことは気にせずに新たな情報を追加することができます。

さらに、間違った情報や不要な情報は簡単に削除できる点もメリットでしょう。

同時に録音することもできる

メモアプリによっては、メモと同時に録音する機能を搭載したものもあります。

録音機能があれば、詳細は録音を聞き返すことで確認ができるので、メモは要点やキーワードだけの記載でよくなり、素早くメモを取ることが可能になります。

特にGalaxyタブレットにインストールされているGalaxy Notesアプリでは、メモの入力と録音のタイミングが同期されているので、そのメモ（キーワードや要点）を入力したときに録音されている音声を聞き返すことができるので、大変おすすめです。

ペン入力が可能なGalaxyタブレット「Galaxy Tab S9 FE」のレビュー記事もあわせてご覧ください。

Sペンが使えて手頃なGalaxy Tab S9 FEをレビュー！仕事に普段使いにおすすめの端末！

Galaxy Tab S9 FEは、Sペンに対応するタブレットの中でも低価格な端末です。このページでは、そんなS9 FEの概要や、使い心地、おすすめできる人などについて詳細にレビューします。

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クラウド同期で紛失を防げる

デジタルメモはクラウド上に保存することも可能です。

クラウド上に保存することで、万が一端末の故障などでメモが見られなくなっても、クラウド上のデータは残るため、データの紛失が防げます。

また、メモした端末でなくてもアクセス可能になり、例えば、会議中はタブレットでメモをし、デスク上ではPCで確認したり、外出先ではスマホで確認したりといったことも可能です。

さらには、情報の共有もスムーズにできますので、チームやメンバー内での情報共有がやりやすくなります。

このようにデジタルメモツールを活用することで、さらに仕事がはかどる効果的なメモを取ることが可能になります。

ちなみに、デジタルメモツールはスマホでも活用できますが、仕事で使用するなら断然タブレット端末がおすすめです。

デジタルメモを取るのにおすすめなタブレット端末

デジタルメモを取るなら、スマホよりも画面が大きくて使いやすいタブレット端末がおすすめです。
特におすすめの端末、つまり「推セル！端末」をご紹介しましょう。

Galaxy Tab S9 FE

Galaxy Tab S9 FEは、ペン入力に対応しているため、手書きでメモを取ったり、イラストを描くことも可能です。より紙のメモに近い感覚でメモを取ることができるでしょう。
また、Galaxy Notesアプリで録音しながらメモを取ることができ、メモを書いたタイミングの会話を後から確認することができます。
さらに、画面を分割して、複数のアプリを同時に起動することができるので、会議中に資料を閲覧しながらメモを取る、ネットで調べ物をしながらメモを取るといったことが可能です。

Galaxy Tab S9FE(Wi-Fiモデル)

出典：Amazon

▼レビュー記事はこちらから

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Galaxy Tab A9+

Galaxy Tab A9+はペン入力には対応していませんが、先ほど紹介したS9 FEよりも手頃な価格で購入することができます。
それでいて、S9 FEと同じようにGalaxy Notesアプリで録音しながらメモを取ったり、複数のアプリを同時に起動することができます。
つまり、ペン入力が不要ならばこちらの端末がおすすめです。