エクセルのドロップダウンリストで選択肢を楽に追加・削除する方法

意外と知らない小ワザ
この記事は約10分で読めます。

エクセルでは、あらかじめ用意された選択肢から選択して入力することができるドロップダウンリスト(プルダウンリスト)がありますが、この選択肢を追加したり、削除したり、変更したりするときは、最初にドロップダウンリストを設定した時と同様の手順を踏まなければならず、少々手間がかかります

しかし、実は、最初と同じ手順を踏む必要はないのです。

ということで、このページではエクセルのドロップダウンリストで選択肢を楽に追加・削除する方法についてご紹介します。

ここでご紹介する方法は、ドロップダウンリストを追加、削除、変更するときに使えるテクニックです。つまり、あなた自身がドロップダウンリストを管理する場合に使えるテクニックです。

一方で、他の人にあなたが作成したドロップダウンリストを追加、削除、変更させたい場合には、この方法をその人に教える必要があります。しかし、下のページでは、この方法を知らない方でもドロップダウンリストの追加等ができるドロップダウンリストの作り方をご紹介していますので、あわせてご覧ください。

スポンサーリンク

スグにためセル! – ここを読めばすぐ使える

ドロップダウンリストの選択肢を楽に追加・削除するには、ドロップダウンリストの設定画面で選択肢を直接入力するのではなくセル範囲で指定しておき、追加する場合は2番目以降(最後のセルはダメ!)のセルの位置に新しいセルを挿入するとよいです。削除する場合は、そのままセルを削除するとよいです。

選択肢の設定方法(前提条件)

・ 選択肢は、「データの入力規則」画面ではなく、セルに入力しておくこと。

・ そして、「データの入力規則」画面では、そのセル範囲を選択すること。

選択肢を追加する場合

・ 選択肢の入力されたセルのうち、2つ目以降の選択肢の位置に新たなセルを挿入し、新たなセルに選択肢を入力する。

※ 1番目のセルや最後のセルの下の位置に挿入した場合は、選択肢に追加されない。

選択肢を削除する場合

・ 選択肢の入力されたセルのうち、削除したいセルをそのまま削除する。

※ より詳しい解説はここから下に続きます。

ドロップダウンリストとは

ドロップダウンリストとは、プルダウンリストとも呼ばれますが、あらかじめ用意された選択肢から入力する値を選択することができるようなリストのことです。

ドロップダウンリストが設定されているセルを選択すると、セルの右側に下向き三角ボタン「▼」が表示されます。

これをクリックすることで、ドロップダウリストが表示され、選択肢を選ぶことができるようになります。

ドロップダウンリストの図

ドロップダウンリストは、入力の手間を省いたり、入力誤りを減らしたりすることができる大変便利な機能です。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

選択肢の変更は少しめんどくさい

ドロップダウンリストを設定するには、セルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」をクリックし、表示された画面で「入力値の種類」を「リスト」にし、「元の値」欄に選択肢を入力します。

上のように設定したドロップダウンリストの選択肢を変更してみましょう。

選択肢を変更するには、先ほどと同じように、ドロップダウンリストを設定したセルを選択し、「データの入力規則」画面を開き、「元の値」欄の内容を直接変更します。

実際に「みかん」を「ミカン」に変更してみましょう。

「データの入力規則」画面を開き、「元の値」欄で「みかん」を「ミカン」に変更すればOKです。

ドロップダウンリストの選択肢を修正する図

簡単ですね。

しかし、「データの入力規則」画面を開く必要があり、少々めんどくさいですね。

また、「データの入力規則」の「元の値」欄で「みかん」の位置に入力カーソルを動かそうとしてカーソルキー()を押すと、「=$D$3」というふうにセル範囲が入力されてしまい、カーソルを動かすことができません。(実際はF2キーを押せば、カーソルを動かすことができるようになります。)

データの入力規則画面でカーソルキーを押したときの図

このように、ドロップダウンリストの選択肢の変更は少々めんどくさいです。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

選択肢の変更を楽にする方法もある

しかし、ドロップダウンリストの選択肢の変更を楽にする方法もあります。

というのも、選択肢の設定方法は2パターンあります。先ほどご紹介したのは、「元の値」欄に直接選択肢を入力する方法でしたが、「元の値」欄にセル範囲を指定する方法もあります。

実は、このセル範囲を指定する方法だと、選択肢の変更がしやすくなるのです。

セル範囲を指定する方法とは、具体的には、選択肢を1つずつセルに入力しておき、「元の値」欄で選択肢を入力したセル範囲を指定します。

元の値にはセル範囲で入力しておくことの図

それでは、実際に上のように設定したドロップダウンリストの選択肢を変更してみましょう。

「めろん」をカタカナの「メロン」に変更してみます。

この場合は、「メロン」と入力されたE9セルの値を直接変更するだけで、ドロップダウンリストの選択肢も変更されますね。

セルの内容を変更すると選択肢も変更される図

これだとわざわざ「データの入力規則」画面を開く必要もなく、とても楽ですね。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

選択肢を追加するには範囲の修正が必要

次に、選択肢を追加する場合についてご紹介します。

選択肢を追加する場合は、先ほどの選択肢のセルの下に新しい選択肢を追加すれば選択肢も追加できそうですが、実際は、それだけでは選択肢は追加されません。

というのも、セルを追加しても、「データの入力規則」画面で設定した範囲が自動的に変更されることがないため、セルに選択肢を追加しただけでは、ドロップダウンリストの選択肢は追加されないのです。

選択肢を追加するには、セルへの追加に加え、「データの入力規則」画面を開き「元の値」欄のセル範囲も変更する必要があるのです。

でも、これは少々手間ですよね。

せっかくセルに選択肢を入力しているのだから、選択肢の追加ももっと楽にできるといいと思いませんか。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

楽に選択肢を追加する方法

ということで、ドロップダウンリストの選択肢を楽に追加する方法をご紹介します。

ちょっと話がそれますが、例えば、エクセルでSUM関数を用いて合計を求めるときに、A1セルに次のような計算式を入力したとします。

=SUM(A2:A6)

下の図の場合であれば、合計が15と表示されるはずです。

上の説明の図

ここで、A2セルとA3セルの間に新しいセルを追加(挿入)してみましょう。

A2セルとA3セルの間に新しいセルを追加(挿入)する図

すると、どうでしょうか。先ほど入力したA1セルの計算式は、その計算範囲が自動的にA2からA7までに変化していませんか。

SUMの範囲が自動的に変化する図

つまり、先に設定した範囲内でセルを追加(挿入)すると、それに合わせて対象セルの範囲が変更されるのです。

一方で、最後のセルであるA6セルの下に数字を追加しても、A1セルの計算対象となるセル範囲は変化しません。

また、最初のセルであるA2セルの上に新たなセルを追加しても、A1セルの計算対象となるセル範囲は変化しませんね。

このように対象としているセル範囲の2番目のセル以降でセルを追加(挿入)すれば、自動的にその対象範囲が修正されるのです。

これは、ドロップダウンリストの選択肢の追加でも同じことが言えます。

つまり、セルを追加したい場合は、最初に指定したセル範囲の2番目以降の範囲内で新たなセルを追加すれば、自動的に範囲が修正されるのです。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

実際にタメしてみよう

以上を踏まえて実際に、タメしてみましょう。

例として、以下の図のように、現在の選択肢の範囲としてE3からE9までが指定されています。

変更前の図

この状態で、対象範囲の2番目のセルであるE4セルの上に新しいセルを挿入します。

そして、挿入された新E4セルに、新しい選択肢として「バナナ」と入力します。

すると、これだけで下の図のようにドロップダウンリストの選択が追加されるのです。

セルを挿入すると選択肢の変更が楽の図

試しに、最初のセルであるE3セルの上にセルを追加して、「バナナ」と入力してみても、選択肢は追加されません。また、最後のセルの下のセルであるE10セルに「バナナ」と入力しても、やはり選択肢は追加されません。

あくまでもこの方法で追加できるのは、対象範囲の2番のセルから最後のセルまでの間に挿入したセルだけです。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

1つ目に追加したい場合

では、範囲の1番目に新しい選択肢を追加したい場合はどのようにすればよいでしょうか。

1番目のセルの上に選択肢を追加しても、ドロップダウンリストには反映されませんでした。しかし、ここで発想を転換させて、2番目に新しい項目を追加し、1番目と2番目の両方を変更すると考えるとどうでしょうか。

実際にやってみましょう。

変更前の図

上の図の1番目に「バナナ」を追加したい場合は、まず、2番目のセルであるE4セルの上に新しいセルを挿入します。

そして、1番目のセルを「バナナ」に変更し、2番目のセルには、もともと1番目にあった「りんご」と入力します。

すると、下の図のように、1番目に新しい選択肢「バナナ」が追加されました!

1番目に選択肢を追加する手順の図
スポンサーリンク
スポンサーリンク

最後に追加したい場合

今度は、逆に一番最後に選択肢を追加したい場合はどうすればよいでしょうか。

・・・先ほど同じ考えですね。

まず、現在の1番最後のセルであるE9セルの上に新しいセルを挿入します。

そして、新たに挿入されたE9セルに、もともとのE9セル、つまり現在のE10セルの選択肢を入力します。

そして、新しいE10セルには、新たに追加したい「バナナ」と入力します。

すると、下の図のように最後の選択肢として「バナナ」が追加されました。

最後に選択肢を追加する手順の図

このように、セルを追加する位置を考慮すれば、わざわざ「データの入力規則」画面を開かずとも、新たな選択肢を追加することは可能なのです。

楽に選択肢を削除する方法

つぎに、選択肢を削除する方法をご紹介します。

選択肢を削除する場合も、上に書いたようにSUM関数などの範囲の動きと同じです。

ちょっと見てみましょう。

先ほどと同じように、A1セルに次のような計算式が入力されています。

=SUM(A2:A6)

SUMを入力した図

この状態で、A3セルを削除してみましょう。削除後に現れるダイアログは、「上方向にシフト」を選択します。

すると・・・

下の図のように、A1セルの計算式の対象範囲は、自動的にA2からA5セルまでに変化しています。

SUMの範囲中のセルを削除すると範囲が変更される図

追加の時と同じですね。ただし、追加の時と異なるのが、範囲の最初のセルや最後のセルを削除した時です。

範囲の最初のセルや最後のセルを削除しても、問題なく、合計を求める対象範囲は変化していますね。

先頭でも最後でも削除すると範囲が変更されるの図

つまり、削除するときは、範囲内のどこでも単純にセルを削除すればいいということです。

これは、やはりドロップダウンリストの選択肢の削除についても同じことが言えます。

以下の図のように選択肢の範囲に指定されたセルを削除してみましょう。

変更前の図

例えば、E5セルを削除してみると、選択肢から「ぶどう」が削除されました。

また、範囲の先頭であるE3セルを削除すると、選択肢から「りんご」が削除され、範囲の最後であるE9セルを削除すると、選択肢から「メロン」が削除されました。

セルを削除するだけで選択肢が削除される図

削除については、追加よりも単純で簡単ですね。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

こんなときはタメせない

最初にもご説明したように、この方法は、選択肢がセル範囲を指定することで設定されているときだけ使えるテクニックです。

選択肢の指定を「データの入力規則」画面の「元の値」の欄で直接入力しているときは、この方法は使えませんので、ご注意ください。

また、選択肢をセル範囲で指定していたとしても、それが1つしか設定されていない場合は、2つ目以降のセルというのが存在しないため、この方法で新しい選択肢を追加することはできません。

まとめ

ドロップダウンリストは、選択肢から選んで入力することができるため、入力を簡単にし、入力誤りも減らすことができる大変便利な機能です。

しかし、その選択肢の追加や削除を行うのは少々手間がかかりました。

このページでご紹介した方法を用いれば、その手間も軽減することができますので、ぜひおタメしください。

以上、このページではエクセルのドロップダウンリストで選択肢を楽に追加・削除する方法についてご紹介しました。

タイトルとURLをコピーしました