エクセルでリストから入力値を選択させる「ドロップダウンリスト」の作り方

意外と知らない小ワザ
この記事は約8分で読めます。

エクセルには、リストから入力する内容を選択させることができる「ドロップダウンリスト(プルダウンリスト)」機能があります。

ドロップダウンリスト機能を使えば、入力が簡単になるだけでなく、入力ミスを減らすこともできます。また、フォームのようになるため、アンケート用紙や申請書などの様式ファイルとして、エクセルを活用することもできるようになります。

このページでは、エクセルでリストから入力値を選択させる「ドロップダウンリスト」の作り方についてご紹介します。

スポンサーリンク

スグにためセル! – ここを読めばすぐ使える

リストから入力値を選択させるドロップダウンリストは、「データ」タブの「データの入力規則」で「入力値の種類」を「リスト」にすることで作成できます。

 ドロップダウンリストを設定したいセルを選択する。

 「データ」タブの「データの入力規則」をクリックする。

 「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択する。

 「元の値」に選択肢としたい値を入力する。
  ※このとき、選択肢は半角コンマ「,」で区切ること。

 「OK」ボタンでダイアログを閉じる。

※ の「元の値」は直接入力せず、セル範囲を選択することも可能。

※ より詳しい解説はここから下に続きます。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

ドロップダウンリストとは

ドロップダウンリストとは、プルダウンリストとも呼ばれますが、あらかじめ用意された選択肢から入力する値を選択することができるようなリストのことです。

ドロップダウンリストが設定されているセルを選択すると、セルの右側に下向き三角ボタン「▼」が表示されます。

これをクリックすることで、ドロップダウリストが表示され、選択肢を選ぶことができるようになります。

ドロップダウンリストのメリット

ドロップダウンリストを用いると、入力する際にリストから選択するだけで入力できるようになるため、入力の手間を軽減することができます。また、入力できる内容はリストから選択することになるため、入力間違いも減らすことができます。

エクセルファイルの作成者からすると、入力させる内容を制限することができるので、アンケートや申請書などの様式を作成するときに、意図しない入力を除外することができます。

また、日本語には漢字やひらがな、カタカナがありますが、例えば「リンゴ」と入力する場合でも、入力者によって「林檎」と漢字で入力したり、「りんご」とひらがなで入力したり、カタカナで入力したりといった同じものを指していても表記の揺れが生じることがあります。

これでは、後で集計する際に「林檎」も「りんご」も「リンゴ」も、もしかすると「Apple」や「apple」も数えなければならなくなってしまいます。

ドロップダウンリストを用いれば、入力値をあらかじめ制限することができますので、集計作業も楽にすることができます。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

ドロップダウンリストの作り方

それでは、ドロップダウンリストを作成してみましょう。

ドロップダウンリストの選択肢をどのように設定するかによって、作成方法が少しだけ変わってきます。

選択肢の設定方法には、設定画面で直接入力する方法(直接入力方法)と、セルに選択肢を入力しておき、設定画面ではセル範囲を選択する方法(範囲選択方法)の2通りがあります。

選択肢を直接入力する方法

選択肢を直接入力する方法の場合は、特に前準備はいりません。

なので、すぐに、ドロップダウンリストを設定したいセルを選択します。

セルを選択したら、「データ」タブの「データの入力規則」を選択します。このとき、アイコンの下にある文字や三角ボタン「▼」を押すのではなく、アイコンそのものを押すとよいです。(▼を押した後「データの入力規則」を再度押す必要があり、ひと手間増えるため。)

すると、データの入力規則の設定画面(ダイアログ)が開かれるので、「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択します。

次に、「元の値」のところに選択肢としたい値を入力します。

入力する選択肢は、半角コンマ(,)で区切って入力します。つまり、「りんご」「みかん」「ぶどう」・・・と入力する場合は、「りんご,みかん,ぶどう,・・・」と入力します。

入力が済んだら、OKボタンを押して設定画面を閉じます。これで設定完了です。

ドロップダウンリストで入力する方法をご紹介する前に、セル範囲から選択肢を設定する方法をご紹介します。

セル範囲を選択する方法

セルに選択肢をあらかじめ入力しておき、そのセルの範囲を選択することでもドロップダウンリストを作成することができます。

この方法の場合は、先に選択肢となるデータをセルに入力しておく必要があります。

先ほどの選択肢を直接入力する方法とは違って、選択肢を半角コンマ(,)で区切る必要はありません。この方法の場合は、入力した1セル1セルが、1つの選択肢となります。

また、選択肢は、縦1列か横1列にする必要があります。複数行や複数列を選択することはできませんのでご注意ください。

選択肢の入力が完了したら、先ほどの方法と同じように、ドロップダウンリストを設定したいセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」を開き、「入力値の種類」を「リスト」にします。

「元の値」の欄は、先ほどの方法とは入力方法が異なってきます。選択肢を直接入力するのではなく、先ほど入力しておいた選択肢が入力されたセルの範囲を選択します。

ちなみに、複数行×複数列のセル範囲を選択した場合は下の図のようにダイアログが表示されて進めることができません。

あとはOKボタンを押して、設定画面を閉じます。

設定方法の違いによる使い分け

ところで、このように選択肢の設定方法が2通りあるわけですが、どのように使い分ければよいのでしょうか。

先に説明した「直接入力方法」の場合は、選択肢を変更するには、設定画面を開いて変更する必要があるため、選択肢を変更する予定がない場合に向いていると言えます。また、選択肢セルが不要ですので、余分なセルを使わずに済むというメリットもあります。

2番目に説明した「範囲選択方法」の場合は、選択肢を変更するときは、セルの内容を変更するだけでよくなります。ここが一番のメリットでしょう。そのため、セルを変更する可能性がある場合はこちらの方法がよいかもしません。

また、選択肢をセルに表示しているため、ドロップダウンリストを開かなくても、入力者に選択肢を知らせることができます。この点をうまく活用してエクセルファイルを作成することもできます。

さらには、選択肢自体を入力者に入力させる方法も可能です。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

ドロップダウンリストの入力方法

ここからは、ドロップダウンリストが設定されたセルの入力方法をご紹介します。

ドロップダウンリストが設定されたセルを選択すると、セルの右側に逆三角形のボタンが表示されます。

このボタンをクリックすると、ドロップダウンリストが開かれて選択肢が表示されます。

あとは、入力したい選択肢をマウスで選択して、クリックすれば、セルに入力することができます。

ショートカットで選択肢を表示させる方法

とはいえ、毎回マウスを使って入力するとなると、少し時間ロスになってしまいますよね。

そこで、ショートカットでドロップダウンリストを表示させる方法をご紹介します。

セルを選択し、Altキーを押します。すると、ドロップダウンリストが表示されます。

この状態で、上下キーを押すと選択肢を選ぶことができますので、決定するときはEnterキーを押して決定しましょう。

セルに直接、関数を入力するときにもドロップダウンリストのようなものが表示されます。

これは関数の入力候補ですが、このときに関数を決定したい場合はEnterキーではなくTabキーとなります。

場面によって使うキーが異なるのですね。

※詳しくは以下のページを参照。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

選択肢を変更・追加・削除する方法

ドロップダウンリストの選択肢を変更したい場合は、上にも書いたように選択肢の設定方法によって異なります。

「直接入力方法」の場合は、変更したいセルの「データの入力規則」画面を開いて、直接修正すればOKです。選択肢を追加したり、削除したい場合でもこの画面から直接、修正することができます。

「範囲選択方法」の場合は、変更したい選択肢のセルを直接修正することで、選択肢の変更が可能です。ただ、選択肢を追加したり、削除する場合には、「データの入力規則」画面を開いて、範囲を変更してあげる必要が生じます。

実は「範囲選択方法」の場合でも、簡単に選択肢の追加や削除を行う方法もあります。

この方法については次のページをご覧ください。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

ドロップダウンリストを解除する方法

既に設定されたドロップダウンリストを解除するには、解除したいセルを選択して、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。

そして、表示された画面の「設定」タブから「すべてクリア」をクリックし、OKボタンを押して画面を閉じれば、解除することができます。

こんなときにためセル!

ドロップダウンリストは、ずっと書いてきたようにアンケートや申請書などの様式を作成するときに威力を発揮します。

また、内部用のファイルであっても、商品台帳や名簿などのように決まった項目(商品の種類や部署名など)を入力する表を作成する場合にも、効果を発揮することでしょう。

スポンサーリンク
スポンサーリンク

まとめ

ドロップダウンリストは、選択肢から入力する値を選ぶことができるようになりますので、入力の手間を省いたり、入力誤りを防いだりすることができます

また、あらかじめ選択肢を設定しておくことで、漢字やひらがなやカタカナといった表記の揺れを防ぐこともできます。

ぜひこのページで紹介した方法でドロップダウンリストを使いこなしてみてください。

以上、このページでは、エクセルでリストから入力値を選択させる「ドロップダウンリスト」の作り方についてご紹介しました。

タイトルとURLをコピーしました